GESTIONE VENDITE
La applicazione gestisce i vari aspetti della amministrazione delle vendite, dalla emissione dei documenti di consegna all'aggiornamento delle varie situazioni collegate: Magazzino, Contabilità, Effetti e Agenti.
La base della applicazione è costituita dagli archivi anagrafici:
- Clienti, trattato anche in Contabilità, integrato con i dati necessari alla Gestione Vendite.
- Articoli, interamente gestito nell'ambito del Magazzino, e quindi senza alcuna duplicazione di dati.
- Banche, che per realizzare un diretto collegamento con la procedura RIBA, utilizzano la codifica ABI.
- Tabelle. Tra le numerose tabelle ha un particolare rilievo quella dei Bollettari che consente, tra l'altro, di definire la causale di magazzino e quella contabile della successiva fattura, di gestire in modo articolato la numerazione dei documenti e il tracciato di stampa.
- Altre tabelle permettono la gestione dei Pagamenti, degli Agenti, delle Valute estere, degli Sconti e delle Provvigioni, variamente articolate e correlabili.
La stampa dei documenti bolla e fattura è completamente guidata da parametri che possono essere modificati dall'utente. Non è quindi necessario procedere a variazioni di programma per adeguare il programma di stampa a un nuovo tracciato dei moduli bolla e fattura.
Il primo gruppo di funzioni operative della applicazione GEVE riguarda la gestione dei documenti di consegna:
- Caricamento di vari tipi di documento relativi alla movimentazione di materiali.
- Stampa del documento caricato o richiamato.
- Modifica, visualizzazione e cancellazione di interi documenti o di singole righe.
- Il programma è in grado di gestire operazioni di uscita, entrata e movimento interno.
- Durante il caricamento, e anche in fase di variazione o cancellazione, viene aggiornato l'archivio delle giacenze di magazzino.
- Da diversi punti del caricamento bolle è possibile accedere ad altri programmi per ricercare o caricare dati anagrafici.
In particolare è consentito il caricamento di nuovi clienti e di nuovi articoli.
- Produzione di vari tipi di liste di controllo, su video o su stampante, che permettono di analizzare l'archivio delle bolle fatturate e da fatturare.
- Stampa differita di bolle caricate in precedenza.
- Possibilità di sospendere e di ri pristinare, manualmente o automaticamente, la fatturabilità di certe bolle.
- Emissione di fatture accompagnatorie.
Il secondo gruppo di funzioni operative della applicazione riguarda la gestione delle fatture:
- Stampa differita delle fatture. La stampa non richiede nessuna elaborazione preliminare. Vari parametri, automatici e manuali, consentono di raggruppare o meno le bolle di uno stesso cliente che hanno condizioni uguali, per dare origine a una sola fattura.
- Produzione di liste di controllo su video o su stampante e possibilità di esaminare e variare i dati che verranno successivamente passati alla contabilità, al portafoglio e alla gestione Agenti.
Il collegamento con la contabilità generale e l'IVA viene realizzato da un apposito programma che elab ora i dati preparati in fase di stampa fatture. La gestione delle contropartite di vendita può essere realizzata in modo più o meno semplice. Il conto ricavi può essere unico per l'azienda, diverso a seconda della causale contabile della fattura, variare in base al cliente o all'articolo o a una combinazione dei due. In questa fase possono essere passati in contabilità anche i movimenti relativi agli effetti.
Il collegamento con il magazzino si realizza in due momenti:
- All'atto del caricamento del documento di consegna si ha l'aggiornamento della giacenza e di altri valori dell'archivio inventario. L'andata in negativo della giacenza di un articolo viene segnalata, senza che questo impedisca all'operatore di proseguire.
- Con la generazione dei movimenti, che può avvenire in qualsiasi momento, prima o dopo la emissione della fattura.
La conclusione di un ciclo di fatturazione non obbliga necessariamente ad eliminare i dati delle bolle fatturate. I dati possono essere conservati anche per anni, e consultati con i normali programmi del caricamento bolle.
Della applicazione fanno parte due sottosistemi:
- La gestione del portafoglio effetti
- La gestione Agenti
La prima prende l'avvio con la stampa degli effetti relativi a un gruppo di fatture, durante la quale ha luogo anche il caricamento nell'archivio portafoglio.
La gestione effetti consente, poi di
- Stampare vari tipi di liste degli effetti caricati (per scadenza, per cliente, per data di emissione) con la possibilità di distinguere quelli in portafoglio d a quelli scaricati.
- Preparare, in modo manuale o automatico, e stampare, la distinta degli effetti.
- Caricare manualmente, stampare e prendere in carico effetti che non provengono dalla gestione vendite.
Dalla distinta effetti, con una procedura a parte, è possibile ricavare i dati per la preparazione dei supporti RIBA e simili.
La gestione degli Agenti richiede preliminarmente una opportuna impostazione del calcolo delle provvigioni. Queste possono essere calcolate sul totale del documento o sulla singola riga, al lordo o al netto degli sconti, prendendo come base l'importo o la quantità della riga. E' disponibile anche un sistema di conteggio legato a una scala sconti.
Un secondo agente può essere gestito con lo stesso procedimento adottato per il primo , ma con propri valori.
Contemporaneamente alla creazione dei movimenti contabili la applicazione prepara i dati che servono alla stampa periodica dell'estratto conto provvigioni degli Agenti.
